Vergaderen vervelend? Niet op deze manier.

Vergaderen is een tijdrovende, vervelende en letterlijk waardeloze bezigheid. Of toch niet?   Als je de onderstaande regels van toepassing laat zijn op al je vergaderingen en overleggen, wordt het zinvol. En leuk, want constructieve overleggen zijn brandstof voor de groei van je bedrijf.  

1. Het overleg is toekomstgericht

De meeste overleggen gaan over ‘de stand van zaken’. Over waar we nu staan en hoe we daar, al dan niet succesvol, zijn gekomen. De meeste mensen in het overleg weten al wat er gezegd gaat worden en het is maar de vraag of die anderen het wel zo nodig moeten weten wat er allemaal misliep de afgelopen week en wie daar schuldig aan was.   Als overleggen daarentegen gaan over de komende week, maand of kwartaal gaat het ergens over: hoe behalen we onze doelen en wat is daar voor nodig. Dat is constructief, zeker als je daarbij een relatie legt met je strategie.  

2. Er worden besluiten genomen

Besluiteloosheid zorgt ervoor dat jouw bedrijf tot stilstand komt.   Een constructief overleg kan dan ook niet zonder besluiten. Op de agenda staan dan ook uitsluitend issues die om een besluit vragen. Het is daarbij belangrijker dat er wordt besloten dan wat er wordt besloten. Een besluit dat verkeerd uitpakt kun je immers later bijstellen.  

3. Het overleg is kort, met agenda

Hoe korter hoe beter, maar in ieder geval nooit langer dan 1,5 uur. Dat is al een hele zit.   Een inspirerende agenda zorgt ervoor dat iedereen die 1,5 uur volhoudt. Denk je toch langer nodig te hebben, vergader dan vaker.  

4. Er zijn alleen mensen aanwezig die moeten meepraten

Bij een vergadering horen alleen mensen aanwezig te zijn wiens inbreng nodig is voor de besluitvorming. Meeluisteraars verdoen hun tijd en kunnen alleen maar voor verwarring zorgen.  

5. Iedereen praat mee

De voorzitter van de vergadering moet ervoor zorgen dat iedereen zijn zegje doet. Sommigen moeten daartoe expliciet worden uitgenodigd. Anderen, die hun standpunt herhalen en politiek bedrijven, moeten worden afgeremd.  

6. Er is een goede sfeer

Iedereen zal pas meepraten en het achterste van zijn tong laten zien als er een sfeer is van vertrouwen, als deelnemers durven het met elkaar oneens te zijn en het debat met elkaar aan te gaan, als iedereen uiteindelijk, na de vergadering, met één stem spreekt en als het wij belangrijker is dan het ik.   Dat vraagt nogal wat van jou als leider. Maar als een of meer van deze elementen ontbreken, dan is er geen sprake van een goede sfeer en vindt er geen goede besluitvorming plaats.