Hij heeft een dik dossier van je en zijn jaarlijkse verrichtingen zijn voor jou waarschijnlijk vrij ondoorzichtig.
Toch hoeft het wisselen van accountant niet lastig te zijn, en het kan je bedrijf om meerdere redenen ten goede komen:
- Als je accountant niet met je mee kan groeien.
- Als hij geen specifieke kennis in huis heeft.
- Omdat hij niet meegaat met digitalisering.
- Omdat je denkt dat hij te duur is (geworden).
Stappenplan
1. Bepaal wat je nodig hebt
Bepaal of je een fiscalist, een accountant en/of een boekhouder nodig hebt. Formuleer daarnaast welke specifieke diensten je verwacht.
Fiscaal specialist: staat je bij in het bepalen van je financiële strategie. Is op de hoogte van actuele wet- en regelgeving en vertaalt deze naar jouw situatie. Zijn advies heb je onherroepelijk nodig als je internationaal opereert, meerdere bv’s hebt of fiscale constructies toepast.
Accountant: een AA of een RA-accountant stelt je jaarrekening op en legt een accountantsverklaring af. Een accountantscontrole is voor kleine ondernemingen (vof, cv, bv met een klein balanstotaal) niet verplicht. Een accountant heeft weliswaar fiscale kennis maar is geen specialist. Hij kan je ondersteunen in de aanvraag van een financiering, bij het opstellen van een budget of liquiditeitsbegroting en hij kan je financieel advies geven.
Boekhouder: iedereen mag zich boekhouder noemen. Hij heeft een meer uitvoerende rol dan de accountant: hij doet boekingen en stelt aangiftes op. En net als een accountant kan hij je jaarrekening opstellen.
Wanneer je alle drie de functies onder één bedrijf wilt onderbrengen, zul je naar een groter kantoor moeten zoeken.
2. Hoe digitaal wil je het hebben
Bepaal welke functies je gedigitaliseerd wilt hebben en waar het kantoor van je keuze dan ook op moet aansluiten, bijvoorbeeld:
- Online en altijd direct inzicht in je cijfers
- Zelf mutaties boeken of niet
- Automatisch verwerken van bankmutaties
- Uploaden van bonnetjes en facturen
- Digitaal personeelsdossiers aanpassen
- Financieel dashboard
3. Nodig twee of drie kantoren uit
Op basis van je criteria (1. en 2.) en een eventuele regio waarbinnen je wilt dat het kantoor gevestigd is selecteer je enkele bureaus.
Bel deze met enkele vragen zoals bijvoorbeeld:
- Van welke boekhoudsoftware maken jullie gebruik?
- Hoe vaak voeren jullie standaard een adviesgesprek?
- Wat zijn jullie uurtarieven?
De wijze waarop je te woord wordt gestaan geeft je een indicatie of het kantoor bij je past.
Bij de kennismaking kun je een case voorleggen, uit je verleden of van iemand anders. Zo toets je vakkennis en klantgerichtheid.
Als je gesprekspartner in ingewikkelde taal spreekt moet je het niet vertrouwen. Dat is een rookgordijn. Echt álles is in eenvoudige taal uit te leggen.
4. Vraag een offerte aan
Leg vast welke aangiftes hij voor je moet doen, hoeveel loonstroken je nodig hebt, hoeveel mutaties je jaarlijks hebt in je personeelsadministratie, bereken hoeveel in-en verkoopfacturen je per jaar ongeveer hebt (als je het boeken uitbesteedt), of hij een jaarrekening moet opstellen of bijvoorbeeld een maandelijkse liquiditeitsbegroting. Vraag naar eventuele opstartkosten.
Vraag hem hiervoor een all-in, vaste prijs af te geven. Dat voorkomt onverwachte kosten. Daarnaast vraag je naar het uurtarief voor advies.
5. Het feitelijke overstappen
Als je je keuze hebt gemaakt, zeg je je oude accountant op, persoonlijk of schriftelijk. Idealiter laat je je oude accountant het lopende jaar afmaken. Dan kan je nieuwe accountant de jaarrekening importeren en met een nieuw jaar beginnen. Hij vraagt bij je oude accountant eventueel ook het (digitale) dossier op.
Vond je het een goed artikel? Doe er iemand anders een plezier mee via de mail.
Delen op social media wordt door ons ook erg gewaardeerd.
