Waarom een MT van 7 langzamer besluit dan een MT van 3

De MT-vergadering duurt alweer drie uur. Er zijn zeven MT-leden aanwezig, maar echte beslissingen worden er niet genomen. ‘We moeten dit nog even doorspreken,’ ‘Laten we kijken wat die-en-die ervan vinden,’ ‘Volgende week nemen we een besluit.’ De actielijst wordt er niet korter op en operationele issues stapelen zich op.

De MT-traditie

In veel MKB-bedrijven wordt het MT samengesteld op basis van een simpele regel: iedereen die een afdeling heeft, hoort erin. Dat klinkt logisch toch? Sales, Operations, Finance, HR, ICT, Inkoop, Marketing: allemaal belangrijke afdelingen. En als het bedrijf groeit, komen er nog meer afdelingen bij. Dus groeit het MT mee. Het voelt democratisch. Het voelt inclusief. Maar het werkt niet.

Waarom grote MT’s vastlopen

• Te veel stemmen voor consensus

Met zoveel meningen moet je zoveel verschillende invalshoeken combineren. Wat bij drie mensen een discussie van twintig minuten is, wordt bij zeven, acht of negen mensen een eindeloos proces van voor en tegens.

• Mensen verstoppen zich

In een groep van zeven neemt niet iedereen verantwoordelijkheid. ‘Iemand anders zegt wel iets,’ denken ze. De stille mensen worden stiller, de praatgrage mensen praten meer.

• Uitstelgedrag

‘Hij is er niet, laten we wachten tot volgende week.’ Bij veel leden is er altijd wel iemand afwezig. Beslissingen worden uitgesteld tot ‘iedereen er is’: wat nooit gebeurt.

• Politiek gedrag

Grotere groepen creëren coalitievorming. Mensen gaan strategisch stemmen, niet inhoudelijk. ‘Als jij mij steunt bij ICT-investeringen, steun ik jou bij meer marketingbudget.’

Het optimale MT

Onderzoek wijst steeds naar hetzelfde getal: 4 tot 5 mensen. Daarboven neemt de effectiviteit exponentieel af. Bij 4-5 mensen:

• Snelle besluitvorming
• Iedereen heeft een stem die telt
• Minder politiek gedrag
• Compacte, effectieve vergaderingen

Maar wie laat je dan weg?

Niet iedereen die mensen aanstuurt, hoeft in het MT. Kijk primair naar de vaardigheden en beslis op basis daarvan wie zitting neemt in het MT. Als het goed is moet dat aardig overeenkomen met de belangrijkste disciplines binnen je bedrijf. Verdeel vervolgens de overige disciplines als portefeuilles onder deze MT-leden als vertegenwoordiger hiervan.   Minder mensen betekent meer snelheid, meer eigenaarschap, meer resultaat. Het gaat er niet om wie zich buitengesloten voelt. Het gaat erom dat er beslissingen worden genomen.