De ‘Vijfkeer Waarom-aanpak’

  Je bent druk en vergaderen is geen hobby van je. Dan geeft het een lekker gevoel als je in een MT-vergadering de issues snel kunt wegtikken. Maar heb je daarmee het probleem opgelost of alleen maar een symptoom uit de weg geruimd? Helaas. Zo’n issue zul je in andere gedaantes zien terugkeren op de agenda. Meer efficiënt is de ‘vijfkeer waarom aanpak’ (ook wel root cause analysis genoemd). Daardoor zoek je naar het probleem achter het probleem. Je pakt de werkelijke oorzaak aan en dat leidt tot een duurzame oplossing. Neem dit voorbeeld:   Het issue is:

Het magazijn is een rommelzooi

Opruimen. Dat is de makkelijke oplossing. Maar laten we zoeken naar het probleem achter het probleem. We vragen: ‘Waarom?’ Dan valt er steevast een ongemakkelijke stilte. Je moet de probleemsteller helpen het probleem verder te omschrijven.

Waarom? Wat is er nu eigenlijk echt aan de hand?

• Producten en materialen staan niet op de juiste plaats opgeslagen.

Waarom zijn de producten en materialen niet op de juiste plaatsen opgeslagen?

• Omdat nieuwe medewerkers niet goed weten hoe ze de goederen correct moeten indelen.

Waarom weten de nieuwe medewerkers niet hoe ze de goederen correct moeten indelen?

• Omdat ze niet goed zijn ingewerkt op de procedures voor magazijnbeheer.

Waarom zijn de nieuwe medewerkers niet goed ingewerkt?

• Omdat de medewerker die verantwoordelijk is voor hun inwerken ziek is.

Waarom heeft niemand anders het inwerken overgenomen of een vervangend plan uitgevoerd?

• Omdat er geen vervangende medewerker is voor het inwerken van nieuwe medewerkers bij afwezigheid van de verantwoordelijke medewerker.

When solving problems, dig at the roots instead of hacking at the leaves.