De vergadering die niets oplevert

Je hebt het vast wel eens meegemaakt. Een vergadering die nergens op uitloopt. Besluiten die worden uitgesteld tot de volgende keer.
Of een vergadering die prima verloopt, zolang jij er maar bij bent.
Dat laatste is veelzeggend.

Maar dat is niet wat er gebeurt.

Wat als jij er niet bij bent?

Vraag jezelf eens af wat er gebeurt in een overleg waar jij niet aanwezig bent. Worden er besluiten genomen? Of wordt er vooral besproken, afgetast en doorgeschoven naar een moment waarop jij er wel bij bent?

Voor veel ondernemers en managers is het antwoord het tweede. Niet omdat hun mensen niet kunnen nadenken, maar omdat de bevoegdheid om te besluiten niet bij hen ligt. Die ligt bij jou.

Dus wachten ze. Of ze nemen een besluit en checken het daarna toch even bij je. Of ze plannen een nieuw overleg, met jou erbij ditmaal.

Het overleg functioneert. Maar alleen als jij de kamer in loopt.

Wat dat betekent

Een overleg dat afhankelijk is van jouw aanwezigheid, is geen overlegstructuur. Het is een persoon.

Dat klinkt hard, maar het is geen verwijt. Het is een beschrijving van hoe veel organisaties zijn ingericht. Verantwoordelijkheden zijn belegd, maar bevoegdheden niet. Mensen weten wat ze moeten doen, maar niet wat ze mogen besluiten. Dus nemen ze bij twijfel de enige route die het systeem hen biedt: naar jou.

In het overleg is dat zichtbaar. Buiten het overleg ook, maar daar zie je het minder snel.

De vergadering als spiegel

Dat maakt de vergadering een bruikbare test. Niet als probleem op zich, maar als plek waar de besluitvormingsstructuur van je organisatie zichtbaar wordt.

Loopt het overleg alleen goed als de ondernemer of manager aanschuift? Dan zegt dat iets over waar de bevoegdheid is belegd. Worden besluiten pas genomen nadat ze zijn afgestemd met iemand die er niet bij was? Dan zegt dat iets over wie er werkelijk beslist.

De vergadering laat zien hoe het systeem werkt. Of niet werkt.

Wat het vraagt

Een overleg dat ook zonder jou iets oplevert, vraagt om meer dan een goede agenda. Het vraagt dat mensen weten tot hoever ze mogen gaan. Wat ze zelfstandig kunnen besluiten. Wat ze mogen doen zonder toestemming.

Dat is geen kwestie van vertrouwen. Het is een kwestie van inrichting.

Zolang die helderheid ontbreekt, blijft de vergadering afhankelijk van wie er in de kamer zit. En blijf jij in elke kamer zitten.