Jullie MT-overleg is geen overleg. Het is een ritueel.

Je herkent het waarschijnlijk wel.

Er ligt een vraagstuk op tafel. Iedereen deelt zijn perspectief. Er worden goede vragen gesteld. Kanttekeningen gemaakt.

En dan eindigt het met: ‘Laten we hier nog eens naar kijken,’of ‘Goed dat we dit besproken hebben.’

Iedereen loopt weg met het gevoel dat er iets is gebeurd. Maar er is niets besloten. En het volgende overleg? Hetzelfde onderwerp. Dezelfde vragen. Dezelfde uitkomst.

Bespreken is niet hetzelfde als besluiten

Iets bespreken voelt productief. Je bent met elkaar in gesprek. Maar met praten verandert niets. Pas bij een besluit verandert er iets.

En dat is precies ligt het probleem: veel MT-overleggen zijn ingericht op bespreken, niet op besluiten.

Wat MT-overleggen inefficiënt maakt

Er zijn vier klassieke valkuilen die ervoor zorgen dat MT-overleggen niets oplossen:

1. Te veel updates. Het overleg wordt gebruikt om elkaar te informeren. Wat er speelt, wat iedereen doet, waar mensen mee bezig zijn. Maar dat kan via mail. Dat hoort niet in een MT-overleg.
2. Geen heldere agenda. Er staat wel een onderwerp op de agenda, maar geen vraag. ‘Strategie’ is geen agendapunt. ‘Welke drie klanten laten we gaan?’ wel.
3. Verkeerde deelnemers. Er zijn te veel mensen aanwezig die niet hoeven te beslissen. Of de verkeerde mensen: degenen die wel meepraten, maar niet mogen besluiten.
4. Geen follow-up. Er wordt wel besloten, maar niemand pakt het op. Niemand checkt of het gebeurt, niemand vraagt ernaar. Dus verdwijnt het besluit in de waan van de dag.

Herken je er één? Dan heb je een probleem.

Herken je er drie? Dan is je MT-overleg slechts een ritueel.

Waarom het zo blijft

MT-overleggen zonder besluiten voelen veilig.

Want als je niets besluit, maak je ook geen fouten. Als je niets vastlegt, blijf je flexibel. Als je niets afrondt, hoef je ook niets uit te leggen.

Maar dat is schijnveiligheid.

Want ondertussen blijven onderwerpen liggen. Blijven afdelingen wachten op duidelijkheid. Blijft je bedrijf in afwachting.

En dat kost wat. Niet dramatisch, wel structureel:

Energie die weglekt doordat niets wordt afgesloten. Focus die verdwijnt doordat alles blijft terugkomen. Vertrouwen dat afneemt doordat mensen merken dat besluiten uitblijven.

Wat MT-overleggen effectief maakt

Effectieve MT-overleggen eindigen met helderheid. Niet altijd met consensus, maar wel met een besluit.

Dat vraagt een paar dingen:

• Een heldere agenda die vooraf wordt verstuurd.
• Een beslisser. Iemand die uiteindelijk zegt: dit gaan we doen. Niet de groep, niet consensus, maar één persoon die de knoop doorhakt. Dat kan de issuehouder zijn.
• De juiste mensen aanwezig. Niet iedereen die het interessant vindt.
• Een vastlegging met follow-up. Wat is besloten? Wie doet wat? En wie vraagt ernaar als het niet gebeurt?

Zonder die vier blijft het bespreken. En bespreken lost niets op.

MT-overleggen zijn geen doel

Veel organisaties overleggen omdat het hoort. Omdat het structuur geeft. Omdat het voelt alsof je dan bezig bent met de goede dingen.

Maar MT-overleggen zijn geen doel. Ze zijn een middel.

En als ze niet leiden tot besluiten, zijn ze niet productief.