Als jouw medewerkers nog geen AI (Artificial Intelligence – Kunstmatige intelligentie) gebruiken in hun werk, zou je wel eens hard kunnen gaan achterlopen. Grote kans dat ze thuis al ChatGPT gebruiken, maar op het werk nog niet. En dat terwijl bedrijven die AI omarmen nu al een duidelijke voorsprong hebben.

Waarom nu?

De ontwikkelingen gaan razendsnel. In 2025 is AI voor iedereen standaard in Word, Excel en andere Microsoft-tools. Het wordt net zo gewoon als e-mail. De vraag is niet óf je medewerkers ermee gaan werken, maar wanneer. En hoe eerder ze ermee vertrouwd raken, des te beter.

Wat levert het op?

Het gebruik van AI kan de efficiëntie binnen jouw bedrijf aanzienlijk verhogen. Iedereen in je bedrijf die met Outlook, Word, Excel of PowerPoint werkt zou standaard een AI assistent beschikbaar moeten hebben. Die maakt van jouw onsamenhangend brouwsel met één klik een professionele mail, om maar een voorbeeld te noemen. AI kan ook data analyseren en verwerken. Het kan grote hoeveelheden informatie scannen en samenvattingen maken, trends identificeren, waardoor medewerkers sneller en beter geïnformeerde beslissingen kunnen nemen. Door AI in te zetten voor een breed scala aan kantoorgerelateerde taken, kunnen je medewerkers efficiënter werken:

• Je klantenservice laat AI een eerste conceptantwoord schrijven.
• Je marketingmedewerker gebruikt het voor social media-content.
• Je administratie laat documenten scannen en samenvatten.
• Je verkopers laten voorstellen en offertes checken.

Hoe pak je het aan?

1. Bepaal of je iedereen een eigen gratis ChatGPT-account laat aanmaken of je een teamabonnement afsluit. Als je gaat experimenteren kun je prima overweg met gratis individuele accounts. Maar tijdens piekuren kan een gratis versie trager zijn of niet beschikbaar.
2. Organiseer een korte (lunch)sessie waarin je het belang van AI uitlegt.
3. Deel de bijgevoegde handleiding met concrete instructies.
4. Plan na enkele weken tweede sessie voor het delen van ervaringen.
5. Laat ervaren gebruikers de achterblijvers op weg helpen.

Je zult zien dat sommige medewerkers direct enthousiast zijn, terwijl anderen wat tijd nodig hebben. Dat is prima. Zorg dat ze elkaar helpen en van elkaar leren.

Maak er werk van

Voor wie meer wil weten over de impact van AI op bedrijven: lees het boek ‘AI-Revolutie’ van Jarno Duursma.

ChatGPT in je werk: Een praktische handleiding

Wat is ChatGPT?

ChatGPT is een AI-assistent die je helpt bij dagelijkse werkzaamheden zoals:

• E-mails en berichten schrijven.
• Teksten controleren en verbeteren.
• Ideeën genereren.
• Informatie samenvatten.
• Analyses maken.
• Planningen opstellen.

Direct aan de slag

1. Ga naar chat.openai.com.
2. Maak een account aan of log in.
3. Type je vraag of opdracht in de chatbox.

Praktische voorbeelden per functie

• Voor verkoopmedewerkers:

• • Schrijf een vriendelijk bedankbericht voor een klant.
  • Bedenk 5 ideeën voor een LinkedIn-post over onze nieuwste dienst.
  • Bedenk drie originele follow-up mails voor prospects.

 

• Voor administratieve medewerkers:

• • Maak een professioneel klinkende e-mail om een klant te herinneren aan een betaling.
  • Leg uit hoe onze productcatalogus werkt in eenvoudige taal.
  • Help me deze Excel-formule te maken.

 

• Voor klantenservice:

• • Bedenk een beleefde reactie op een klant die ontevreden is over een levering.
  • Schrijf een korte FAQ over onze diensten.
  • Help me dit technische probleem in begrijpelijke taal uit te leggen.

 

Tips voor betere resultaten

1. Wees Specifiek

• Niet: ‘Schrijf een mail’.
• Wel: ‘Schrijf een zakelijke mail aan een klant over een vertraagde levering’.

  2. Geef Context

• Vertel voor wie het is.
• Beschrijf de gewenste toon (formeel/informeel).
• Geef aan hoe lang het moet worden.

  3. Vraag om aanpassingen

• Maak het korter.
• gebruik eenvoudigere taal.
• Voeg meer concrete voorbeelden toe.

Veiligheidsrichtlijnen

1. Nooit delen:

• Deel nooit vertrouwelijke bedrijfsgegevens, zoals financiële cijfers, klantinformatie of bedrijfsplannen. Gebruik algemene beschrijvingen als vervanging (bijvoorbeeld ‘klant X’ in plaats van een echte naam).
• Persoonlijke informatie.

  2. Altijd:

• Controleer AI-output voor gebruik. Verifieer feiten en cijfers. AI genereert soms onnauwkeurige of onvolledige informatie.
• Pas teksten aan naar je eigen stijl
• Gebruik je gezonde verstand.

Mobiel gebruiken

• Download de ChatGPT app (iOS/Android).
• Log in met je bestaande account.
• Ideaal voor onderweg of in meetings.

Tips voor dagelijks gebruik

• Houd ChatGPT standaard open als extra assistent.
• Begin de dag met brainstormen over taken.
• Gebruik het voor eerste versies, niet eindversies.
• Deel succesvolle prompts met collega’s.
• Experimenteer met verschillende vraagstellingen.

Hulp nodig?

• Vraag ervaren collega’s om hulp.
• Deel je ervaringen tijdens teammeetings.
• Houd bij welke prompts goed werken voor jouw taken.