Is jouw cultuurprobleem een structuurprobleem?

De sfeer is niet goed.

Mensen werken langs elkaar heen. Er wordt gemopperd bij de koffie, niet in het overleg. Afspraken worden half nagekomen. Je voelt het, maar je kunt er de vinger niet op leggen.

Al snel krijgt het een naam: een cultuurprobleem.

Maar wat als de oorzaak helemaal niet in de cultuur zit?

Cultuur is een uitkomst, geen oorzaak

Cultuur is geen knop waaraan je draait. Het is de uitkomst van hoe het werk is georganiseerd.

Wat we cultuur noemen, is meestal gedrag. En gedrag komt ergens vandaan.

Mensen mopperen niet omdat ze negatief zijn. Ze mopperen omdat iets niet werkt en ze niet weten waar ze het moeten aankaarten. Ze komen afspraken niet na omdat onduidelijk is wie waarvoor verantwoordelijk is. Ze werken langs elkaar heen omdat niemand heeft bepaald waar het werk van de een ophoudt en dat van de ander begint.

Dat is geen kwestie van mentaliteit. Dat is een kwestie van inrichting.

Je kunt dan wel aan de sfeer werken, maar je behandelt het symptoom. De oorzaak blijft staan.

Waarom aanspreken niet werkt

De klassieke oplossing is: elkaar aanspreken. Als mensen elkaar nou gewoon aanspreken op gedrag, komt het goed.

Aanspreken is belangrijk. Maar het werkt alleen als duidelijk is waarop je elkaar aanspreekt.

Als niet is vastgelegd wie waarvoor verantwoordelijk is, wordt aanspreken een mening tegenover een mening. ‘Jij had dit moeten doen.’ ‘Dat was helemaal niet afgesproken.’

En wie heeft er gelijk? Niemand weet het, want het stond nergens.

Zo wordt aanspreken een bron van conflict in plaats van een oplossing. Simpelweg omdat de afspraak ontbreekt waar mensen naar kunnen verwijzen.

Aanspreken zonder afspraken is ruziemaken met goede bedoelingen.

Goede mensen, slechte afstemming

Het venijnige is dat dit juist je goede mensen raakt.

Iemand die zijn werk goed wil doen, loopt vast op een collega die iets anders belangrijk vindt. Niet omdat een van beiden verkeerd zit, maar omdat niemand heeft bepaald wat voorgaat. Beiden doen hun best. Juist de mensen die het goed willen doen, raken gefrustreerd.

En frustratie bij je beste mensen is duur. Zij zijn het die afhaken, zich terugtrekken of vertrekken. Niet omdat ze de cultuur niet aankunnen, maar omdat ze de wanorde niet meer verdragen.

Wat je overhoudt is precies het tegenovergestelde van wat je wilde.

Cultuur volgt structuur

Er wordt vaak gezegd dat structuur volgt uit cultuur. Dat je eerst het juiste gedrag moet hebben en dat de rest dan vanzelf komt.

Structuur en cultuur beïnvloeden elkaar. Maar wie cultuur wil veranderen, doet er goed aan eerst naar de structuur te kijken.

Geef mensen duidelijke afspraken, en de cultuur verandert mee. Vertrouwen groeit als je op elkaar kunt rekenen. En op elkaar rekenen kan pas als duidelijk is wat je van elkaar mag verwachten. Voorspelbaarheid maakt vertrouwen. En vertrouwen bepaalt uiteindelijk de cultuur.

Dat gaat niet vanzelf.

Maar het begint in ieder geval niet bij een gesprek over waarden. Het begint bij helderheid over wie wat doet, wat voorgaat en waar het werk van de een overgaat in dat van de ander.

De cultuur volgt daarna.

Wat het vraagt

Werken aan cultuur is niet fout. Maar het is zelden de eerste stap.

Voordat je de sfeer wilt veranderen, is de vraag of de structuur die sfeer wel mogelijk maakt. Of mensen kunnen samenwerken zonder in elkaars vaarwater te komen. Of ze weten waar ze aan toe zijn. Of ze op iets kunnen terugvallen als het schuurt.

Dat klinkt minder inspirerend dan een sessie over kernwaarden. Maar het werkt beter.

Je verandert een cultuur niet door mensen anders te laten praten. Je verandert haar door het werk anders te organiseren.

En hoe zit het bij jou?

Wat noem jij een cultuurprobleem?