Hoe je de drukte ná een beurs overleeft

Je hebt er weken voorbereiding in zitten. De beurs zelf was een uitputtingsslag. Door je afwezigheid heb een achterstand opgelopen en je emailinbox en agenda lopen over. En dan moet je ook nog eens de beurs opvolgen! Grote kans dat je de stapel visitekaartjes even laat voor wat het is. Je wordt volledig in beslag genomen door ander werk, met het risico dat je de opvolging van al die waardevolle leads te lang laat liggen. Misschien zelfs zo lang dat je die stapel visitekaartjes na een paar maanden rechtstreeks in de prullenbak kunt gooien. Je bent ingehaald door de tijd.

In het ergste geval verdwijnen kostbare visitekaartjes na een paar maanden in de prullenbak

Het is niet nodig om na de stress van de beurs zelf, ook nog eens de druk van de opvolging ervan te ervaren. Dat vraagt vijf eenvoudige stappen. Zo haal je al het mogelijke uit de beurs en voorkom je een desinvestering.

Stappenplan

1. Stuur iedereen een mail De dag na terugkomst op kantoor stuur je iedereen, niemand uitgezonderd, een standaard mail. Uiteraard wel met een persoonlijke aanhef. Stuur deze mail bij voorkeur op persoonlijke titel. In de mail:

• Bedank je voor het bezoek en de getoonde interesse.
• Geef je aan dat je veel aanvragen hebt gekregen.
• Zeg je toe dat er in de komende maand contact wordt gelegd.
• Nodig je uit om eerder contact op te nemen als dat gewenst is.

Je hebt nu niet alleen kostbare tijd gekocht, maar ook de bezoekers op jouw stand het gevoel gegeven dat je ze serieus neemt. Als je de mail hebt voorbereid voorafgaand aan de beurs hoeft deze stap je niet veel tijd te kosten, en dat geldt ook voor de volgende.   2. Maak iemand vrij voor de opvolging Wijs iemand aan die alle acties rondom de verkregen leads gaat coördineren. Zoek hiervoor iemand met projectmanagementvaardigheden. Stel hiervoor geen commerciële man of vrouw aan omdat die geneigd is bepaalde (niet wenselijke) voorkeuren te hanteren in de uitvoering. Draag al het materiaal, visitekaartjes en bezoeknotities, over aan de projectmanager.   3. Laat een Projectplanning maken  Je projectmanager stelt een planning op voor de komende maand waarin alle benodigde acties, per contact, zijn opgenomen. Acties worden toegewezen aan actiehouders. Uiteraard wil je dat de planning met jou wordt afgestemd. Bovendien is het belangrijk dat jij je goedkeuring eraan geeft zodat de projectmanager zich door jou gesteund weet als deze de voortgang moet managen en mensen op hun verantwoordelijkheden moet aanspreken. Als de planning akkoord is, wijst de projectmanager taken toe aan de verschillende actiehouders.Om geen kostbare tijd te verliezen is het praktisch om de contactgegevens voorlopig in Excel onder te brengen. Zo kunnen de actiehouders zo snel mogelijk aan het werk.   4. Gegevens overzetten in je CRM systeem  Je projectmanager kan nu alle contactgegevens in het CRM systeem gaan zetten. Daarbij is de volgorde waarin leads worden benaderd, leidend voor de volgorde waarop de invoering plaatsvindt.   5. Activiteiten opvolgen De projectmanager volgt op dagelijkse basis de voortgang op. Als er taken aan jou zijn toegewezen, betekent dat, dat ook jij door de projectmanager wordt aangesproken op niet gehaalde deadlines. Als opdrachtgever van de projectmanager laat je je eens per week informeren over de voortgang. Zo zijn aan het eind van de maand alle leads opgevolgd. De agenda’s van jou en je commerciële team zijn goed gevuld met afspraken en je kunt je investering in de beurs gaan verzilveren.