4 Tips om zoveel mogelijk uit een vergadering te halen

Dat vergaderen maar zelden effectief is wist je waarschijnlijk al. Toch ontkom je er niet altijd aan. Als je consensus wilt bereiken bijvoorbeeld. Dan is het goed om de volgende tips te gebruiken om zoveel mogelijk uit je vergadering te halen.  

• Laat iedereen informatie opschrijven

Wil je dat er tijdens de vergadering nieuwe ideeën worden geopperd? Laat dan iedereen voorafgaand aan de vergadering, of het agenda-item daarbinnen, hun ideeën opschrijven. Je hebt in je team altijd mensen die hun mond niet opendoen. Dat wil niet zeggen dat ze niets te melden hebben. Ze kunnen zich door anderen overruled voelen of zich tijdens vergadering aanpassen aan de mening van de groep. Door ze eerst allemaal hun ideeën te laten opschrijven en daarna met de groep te delen, zorg je voor maximale input.  

• Jij als voorzitter bent als laatste aan het woord

Zorg ervoor dat jij zelf als laatste aan het woord bent. Je hebt als leider een grote invloed op personeel en als jij je mening ventileert zullen anderen daar zich (ongemerkt) aan conformeren.  

• Ga staand vergaderen

Staand vergaderen zorgt ervoor dat er sneller tot besluiten wordt gekomen. Staand ben je creatiever en zijn mensen eerder geneigd om ideeën met elkaar te delen.  

• Kies voor een ronde of een vierkante tafel

Als je mensen aan een vierkante tafel laat vergaderen zijn ze meer geneigd om zichzelf als referentiekader te nemen. Ze worden gestimuleerd om zichzelf als uniek te zien. Aan een ronde tafel richten ze zich eerder op het collectief. Kies dan ook voor een tafel die bij het specifieke doel van de vergadering past. Bron: The smallBig, Steven Martin, et al., London (2014)